5 errores contables que acaban con la vida de una Pyme

o contar con una buena gestión contable dificulta la supervivencia de las empresas al no tener claro cuánto ganan o pierden, en qué y cómo gastan sus recursos.

• El 32% de las pequeñas y medianas empresas en México no llevan un eficiente control de su operación contable.

Ciudad de México, a 10 de junio de 2019.- En México solo el 25% de las Pymes sobreviven a los primeros dos años de creación, de acuerdo con el Centro de Desarrollo para la Competitividad Empresarial, y uno de los principales factores que inducen al cierre de las mismas es la falta de gestión administrativa, siendo la parte contable una de las más importantes, ya que nos indica la buena o mala salud financiera de la empresa y de su buen manejo dependerán los recursos con los que se cuenten para seguir operando.

De acuerdo con un sondeo realizado por Aspel de México –firma líder y pionera en soluciones tecnológicas para la automatización de los procesos administrativos de las compañías–, el 32% de las Pymes en nuestro país no mantienen un eficiente control de su operación contable, debido a la ausencia de un sistema que las apoye a lograr una mejor gestión. Por ello, con la finalidad de ayudarlas a hacer frente a los desafíos que enfrenta todo negocio en sus primeros años de vida, Aspel nos comparte los 5 errores contables a evitar para no poner en riesgo su supervivencia y crecimiento.

1. No estar al día con los deberes tributarios. Recuerda que es necesario realizar el pago de impuestos y contribuciones de manera periódica (mensual, bimestral y anual), así como cumplir con otras obligaciones fiscales y legales relacionadas con la operación del negocio, como facturar electrónicamente, emitir recibos de nómina digitales y llevar contabilidad electrónica. Si omites el registro oportuno de cada operación en el momento en que se realiza, se volverá complicado tener tu información actualizada y disponible para el momento que la requieras, lo que generará tiempo adicional invertido en el reproceso de la información, así como posibles pagos adicionales por multas, actualizaciones y recargos.
2. Carecer de controles financieros. Uno de los errores más comunes es no llevar el registro sistemático y cronológico de todas las operaciones del negocio, por lo que al final de cada día, semana, quincena, mes o año, no se tendrá la certeza de contar con toda la información para su adecuado registro contable y formulación de estados financieros básicos que permitan conocer con exactitud la situación del negocio, generando con ello incertidumbre en cuanto a los flujos de recursos, tanto ingresos como erogaciones y gastos, lo que puede llevar a la toma de decisiones equivocadas y falta de liquidez.
3. No respaldar tu información. Por muy sencillo que esto parezca, es una de las omisiones que más pueden afectar tu empresa, ya que toda organización es susceptible a perder información debido a fallas en los servidores o incluso a desastres naturales, como inundaciones, incendios, etc.; por lo que es fundamental contar con un sistema tecnológico que realice copias de seguridad de tus datos, lo que te ayudará a conservar tus registros para eventuales revisiones de información de las diferentes autoridades administrativas, laborales y fiscales.
4. No hacer un análisis estratégico. Si usas un servicio tercerizado para el control contable, es necesario que al momento de que recibas la documentación mensual, quincenal o anual, verifiques que tanto los ingresos como los gastos se registren en las cuentas, división de negocio o departamentos correctos, que no exista ninguna omisión y que no se hayan duplicado registros. De esta manera, te ahorrarás tiempo a largo plazo en reclasificaciones de partidas, depuración de cuentas o ajustes contables en general.
5. No contar con herramientas tecnológicas. Llevar el registro de las operaciones contables de forma manual en hojas de datos incrementa la probabilidad de que se cometan errores u omisiones. La incorporación de tecnologías específicas para la administración empresarial ayuda a automatizar los procesos, a tener precisión en la información, a cumplir con las disposiciones fiscales y permite usar mejor los recursos y tiempos de la empresa, lo que conlleva a tener un mayor enfoque en el negocio y en el desarrollo de estrategias, mejorando así la productividad.

“Es imprescindible que toda Pyme complemente su estrategia de negocio con herramientas tecnológicas y asesoría profesional, con la finalidad de crear una sólida plataforma administrativa que permita tomar decisiones clave para la empresa, generar ventajas competitivas y asegurar su permanencia en el mercado”, enfatiza al respecto Luis Velasco, Estratega Contable de Aspel.

Para atender las necesidades que las compañías demandan, el portafolio de soluciones administrativas de Aspel brinda un ágil procesamiento e integración de toda la información contable y fiscal de la empresa de forma segura, confiable y actualizada. El sistema COI, por ejemplo, proporciona diversos reportes, documentos y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización, con la posibilidad de enlazarse con otras aplicaciones para intercambiar información.

Cada día, más y más negocios encuentran en la tecnología una herramienta para evolucionar en la atención de las necesidades de sus clientes y proveedores; en este contexto, es fundamental conocer cuáles son los principales beneficios que la automatización de procesos administrativos puede brindar al crecimiento y consolidación de las Pymes.

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Aspel es una empresa mexicana con más de 37 años de experiencia, líder absoluto en el mercado de software administrativo, brindando servicio a más de 900,000 empresas en México y Latinoamérica.

Como resultado de su innovación en soluciones tecnológicas, automatiza los procesos contables, administrativos, de facturación, de punto de venta y de nómina de las micro, pequeñas y medianas empresas, así como de profesionistas y emprendedores, con los mejores sistemas y servicios de internet.

Aspel tiene una evaluación satisfactoria en el nivel 4 del modelo CMMI*, un estándar de exigencia muy alto que avala la calidad en sus procesos de desarrollo de ingeniería de software.

Cuenta con más de 6,000 Distribuidores, quienes garantizan un servicio profesional, de alto nivel y cercano a todos sus clientes a nivel nacional. Tiene 22 centros de capacitación y 11 oficinas, ubicadas en la Ciudad de México, Guadalajara, Monterrey, Veracruz, Mérida, Tijuana, Querétaro, León, Puebla, Chihuahua y Hermosillo.

Aspel, porque el éxito necesita administrarse.